キャビンアテンダント・フライトアテンダントのための
≪文書作成講座≫

 新聞はなぜ読みやすいか

 新聞には、文字がぎっしりと書かれています。しかし、誰も、新聞が読みづらいと思いません。一方、職場で配布されるA4版横サイズの資料は、読みにくく、あまり読む気になりません。一度読んだだけでは、何が書いてあるのか、頭に入ってこないからです。
 今度、新聞の一段落の文字数を、数えてみてください。新聞社によって多少違いますが、一段11文字もしくは12文字です。その幅は、32mm前後です。この文字数と幅が、新聞を読みやすくしている理由のひとつです。


ひとみが動かない
 新聞を読んでいるとき、ひとみはあまり動いていません。新聞は、ひとみを動かさなくても読めるよう、一段の長さを短くしてあります。
 ところが、A4版横サイズの文章は、文字が横に長く書いてあることがあります。読み手側は、一行読むのに、ひとみを左から右へ動かさなければなりません。下手すると、首まで左から右へ振ることになります。 ひとみキョロキョロ、首フリフリさせるような文書は、読んでいて嫌になる文書です。

文書は読ませるな
 文書(特にビジネス文書)は、読んでもらうために書くのですが、読ませてはいけません。見ただけで、何が書いてあるのか、分かる文書づくりが必要です。そのためには、
 *余白をうまくとる
 *センテンスを短くする
 *読ませる文字をなるべく少なくする
などの工夫が必要です。


センテンスの長さと呼吸
 社内文書を読んでいると、なんだか、そこに書かれた文章が頭に入らない、と感じるときがあります。センテンスの長さと、呼吸が合っていない時がそうです。    センテンスが長すぎると、読み手は、なかなか一息入れられず、苦しいまま読み続けることになります。息が苦しいから、文章の内容が頭に入ってきません。呼吸が合わない文章も、読みづらい文章です。

句読点の打ち方
 読んでいる途中で、呼吸を楽にしてもらうのが句読点です。特に、読点「、」の少ない文章は、読みにくいと言えます。その典型が、学者の書く論文です。また、文章を書き始めの人も、「読点」を入れるのがヘタです。
 呼吸に合ったセンテンスの長さは、だいたい15文字以内です。一つの文が15文字近くなったら、「読点」を入れます。
A. 新聞には文字がぎっしりと書かれています。
読点がなく、19文字になっています。息もつかずに、イッキに読まなくてはなりません。
B. 新聞には文字がぎっしりと、書かれています。
読点がありますが、Aと同様、イッキに読まなければならないような読点の入れ方です。
C. 新聞には、文字がぎっしりと書かれています。
「新聞には」で、いったん呼吸を整えさせ、次を読む準備をさせている。
D. 新聞には、文字がぎっしり、と書かれています。
違う意味になってしまう。
E. 新聞には、文字が、ぎっしりと書かれています。
前後の文章との関係や著者の好みで、「文字で」の後に、「読点」を入れることがある。
読んでみて、どの文章が、呼吸しやすいですか。意味が素直に入ってきますか。

一つの文を短く

− とにかく文章は短くしろ− 
  これは、私が30才の頃、Bulletin Boardに掲示するCAへの指示文書を書く仕事をしていた時、いつも上司に言われた言葉です。テンポよく読める文章は、句点「。」から次の句点「。」までを短くしてある文章です。

 一方、長い文は、何が言いたいのか、ボヤけてしまいます。

  『わが社は、良い会社であるが、最近は、給料は下がるばかりで、

                            仕事もきつくなってきている』

 この文では、「良い会社」「給料が下がる」「仕事がきつい」の3つの内、どれが言いたいのが不明確になってしまいます。  
  『わが社は、良い会社です。しかしながら、

     最近は、給料は下がるばかりです。それに、仕事もきつくなっています』


というように、「良い会社です」で、いったん文章を切るとスッキリします。さらに、テンポよく読めます。また、内容も頭に入ります。


カッコ内は句点不要
 文章を引用したり、会話体にしたりするとき、カッコ記号を使います。かぎカッコ内の終わりに、句点「。」が入っている文を見かけます。このときは、句点は、入れないのが普通です。「」が句点の代わりを果たします。また、カッコの前に読点「、」を入れると、カッコ文が読みやすくなります。

カタカナは半角で、数字、アルファベットは英文字で

 パソコンで、文書を書く機会が多くなりました。ワープロやパソコンで文書を書くときは、数字、カタカナ、アルファベットは、半角サイズの方が読みやすいと言えます。
  A 「パソコンで文書を書くときは、数字、カタカナ、アルファベットは・・・」
  B 「パソコンで文書を書くときは、数字、カタカナ、アルファベットは・・・」


上記2つの文章では、カタカナのサイズを、Aでは全角、Bでは半角にしてあります。カタカナは、一般的に、外来語をカタカナ読みにしていますので、文字数が多くなります。そのため、全角で書くと、横に広がります。そして、あまり広がりすぎると、目に入らなくなります。日本の漢字は、四字熟語までです。それ以上の熟語はほとんどありません。日本人の眼は、五文字以上の単語に慣れていません。そのため、文字数が多いカタカナは、目に入りにくくなります。目に入らないのも、読みづらい文と言えます。また、数字やアルファベットも、半角入力の方が見やすいと言えます。文書の中で、カタカナを半角・全角混ぜて使っていることがあります。これも読みにくい(見にくい)文書となります。

 但し、Eメールでのカタカナは、全角で書く必要があります。半角文字を入れると、文字化けしてしまいます。


漢字とひらがなの割合

 漢字が多いと、その文章は、硬い印象を与えます。反対に、ひらがなが多いと幼稚に見えます。

 文章の中で、漢字の割合が5割を超えると硬い印象になり、3割以下だと幼稚に見えます。漢字が4割前後の文章が、読みやすいと言われています。文章を作ったら、漢字とひらがなの割合を、数えてみてください。漢字の割合が5割近くあったら要注意です。ひらがなで書いても問題がないところは、ひらがなにして調整します。文書の最後で調整する方法もあります。例えば、
 「〜お願い致します」 ⇒ 「〜お願いいたします」
というようにします。


漢字はキーワード

やたらと漢字を使わない理由がもうひとつあります。多くの日本人は、文章を読むとき、目で漢字を拾います。そして、それがキーワードにして、その文章の意味を理解します。文章の中で、キーワードにならない漢字を多用すると、大切な漢字の邪魔をすることにもなります。

 


Eメール、インターネット掲示板での文章

 インターネットの時代になり、仕事以外でも、文章を書く機会が増えました。特に、メールや掲示板への書き込みは、多くの人が読みます。読み手のために下記の点に注意しましょう。
 ・ 一行30〜35文字くらいで改行すると読みやすい 
(横幅が広がらないために)
 ・ 改行するのを忘れない (文章がどこまでも横に長くなってしまいます)
 ・ 適度に1行段落をあける (空白をとる)

改行方法 ・・・・ Enterキーを押す


平易な文章
 再度読まないと理解できない文章は、大学教授にまかせましょう。文章はできるだけ平易に書くことが大切です。とくに、不特定多数の人たちに読んでもらう場合は重要です。つい文章に箔をつけようと、難しい言葉や漢字を使う人がいます。文章を書く目的は、それぞれ違うかもしれません。しかし、多数の人に読んでもらう目的の場合は、だれが読んでもすぐに理解できる平易な文章にします。大学を出ている人でさえ、読解力はそれほど高くありません。

校 正
 書いた文書は、かならず、一字一句声を出して読みます。声を出して読むと、文章の長さと呼吸が合っているか確認できます。長すぎれば句読点を入れたり、文章を短くします。また、一字一句声を出して読むことによって、"てにをは"の間違いを見つけることができます。さらに、パソコンで打ちした文書は、結構、打ち間違いや文字の変換間違いをしてます。

推 敲
 文章内容に、
  おかしなところがないか
  理論展開に問題はないか
  表現が適切か
などの確認をするのが推敲です。これも大切な作業です。面倒臭がらずに行ってください。

文書講座
 ここまでの内容は、どうすれば、読みやすい「文書」になるかというものです。よい「文章」の書き方については、いろいろ本が出版されていますので、それを参考にしてください。一冊だけ紹介します。正しい日本語を使って文章を書くのに役立つ本として、
     「日本語練習帳」 大野 普著 岩波新書
があります。とても役に立ちます。たとえば、
  「私はそう思います」
  「私はそう考えます」 
では、意味が違います。どう違うか解説しています。     
 
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